★急に割り込んでくる「気を散らすタスク」への対処法
ここ数日で、連続で出てきた話題があります。
それが今日のタイトルにある「気を散らすタスク」です。
たとえば
・集中して資料を作りたいのに、電話で急な対応を求められる
・アポ電話をしようと思ったら、「あの件どうなってる？」と聞かれる
・メルマガを書いていてノってきたところで、家族から頼み事をされる
のように、自分が集中したいときに、急に割り込んできて
すぐに対応するように求められてしまう仕事です。
これってけっこうクセモノで、集中しよう、やるべきことをやろう、と
気持ちが入り、そのモードになっていても、
割り込んでくるタスクで中断されてしまうので、集中が切れてしまい
その「ちょっとしたタスク」を片付けた後でもとの仕事に戻ろうとしても
さっきの集中状態になるまでまた時間がかかってしまう。
結果、すごく生産性が低くなってしまうんですよね。
という話を、仲間のコーチやクライアントさんと話していて、
「困ったもんだよね」と言ってたんですが、
私のアイディアを共有したら喜んでもらえたので、
こちらでもお伝えしてみようと思います。
これですべてが解決するわけではありませんが、
集中が切れる状態はいくらか軽減できると思います。
さて、その解決策というのが、私はこれを
【戦略的先延ばし】と名付けました。
戦略的先延ばしとは、自分の集中を妨げる些細なタスクに対して
「自分が主体的に」
「意図を持って」
先延ばしする、というものです。
たとえば、次年度の経営計画を考えているとき。
自分はものすごく集中しているけど、外から見ると何も作業はしていない。
頭はフル回転しているけど、ぱっと見ると暇っぽい。
そういうときに、「些細なタスク」は飛び込んできます。
「ちょっと、トイレの電球なんだけど…」
相手も、忙しそうに見えたらトイレの電球のことなんて言ってきませんが、
ぱっと見暇に見えるので、いいだろうと思って話しかけてきます。
「今忙しいから」というと家庭内不和が起こるので（笑）、
「ああ、どうしたの？」と対応せざるを得ず、
トイレの電球に次年度の経営計画が中断される、というわけです。
・・・
我が家のことではないですよ？ 一般論ですよ？（汗
さておき。
こういうとき、「さほど重要でもないけど急ぎっぽいこと」によって
「急がないけど重要なこと」が中断されると、
重要でないことに振り回されてしまいます。
そこで、
「あと1時間待って。一段落したら聞くから」
と、対応を先延ばしするんです。
トイレの電球を頼んだ側も、「あとで」と言われると
「あと、って、いつだろう？」とモヤモヤします。
また、「あとで」と言った側も、ずっとトイレの電球が頭に残ってしまい
トイレの電球を気にしながら仕事するので、集中できません。
ですから、「1時間後」のように、期限を切ってしまいます。
このように期限を切ると、「1時間後までは考えなくていい」となるので
一旦トイレの電球を頭の外に追い出すことができます。
言われた方も、「待つのが1時間」と明確なので、
比較的納得して待つことができる、というわけです。
1時間待てないほどの緊急事態ならすぐに対応が必要ですが、
そこまでの緊急事態はそうそう起こりません。
仲間のコーチは入院中の家族の持ち物について
病院から電話がかかってきて「○○を持ってきてください」と言われ
その都度作業を中断して対応していたんですが、
「それなら、今日の夕方持っていきます」とすることで
日中は対応しなくていいようにできました。
私が会社員の頃、後輩から「このプログラムなんですけど…」と質問されたときは、
すぐ対応すると自分が書いているプログラムの手順がわからなくなるので、
「ごめん、あと40秒待って」と言って
自分が書いているプログラムを、キリのいいところまで書いてから対応しました。
自分の時間って、気を抜いているとどんどん周りにとられていきます。
周りの人も悪気はないんですが、
「ちょっと○○してくれない？」
「あの件について確認しておこう」
と、ちょっとしたことを頼んできたりするんですよね。
もちろん、頼られるのは悪くないですし、無下にしたいわけではありませんが、
自分の重要な仕事に関しては、時間を守る必要もあります。
「めんどくさいから先延ばし」ではなく、
「意図を持って、仕事に優先順位をつけて」先延ばしする。
自分で主体的に決めるという、コーチング的考え方をちょっと応用して、
仕事をやりやすくするために役立てていただければ、
ということで、今日は「先延ばし」についてお話ししました。
何かのヒントになっていれば幸いです(´▽｀)
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