日本の会社は無駄な会議が９割を占める、なんて人もいますが、
それでも必要な会議というものもありますよね。
アイディアを出したり、問題点を洗い出したりと、
組織で仕事をする以上、会議そのものはやはり必要です。
ですが、よく聞く問題として、
「会議で発言を求めても、社員が意見を言わない」
というものがあります。
「誰か、この問題について意見はないか？」
と投げかけても、下を向いて目を合わせない。
「〇〇君、君の意見はどうかな？」
と聞いても、「わかりません」「今までどおりでいいのでは」など
自分の意見を持っていない・言えない。
それで結局、社長や上司が考えて決めなければならない。
・・・なんてことが、よく起こっているようです。
では、このように「社員が会議で自分の意見を言わない」問題は
どう対処すればいいのでしょうか？
この問題は、いろいろな理由が絡み合っているので
単純に「これをやれば解決します」という問題ではないのですが、
コーチングの視点から、２つほど対応策をご紹介します。
１つは、「事前に考える時間を与える」というものです。
会議の前に、「会議でこのことを議論するから、意見を考えておいてほしい」
と伝えて、先に考えておいてもらうのです。
私達の多くは、何かの問題を考えるとき、即座にアイディアを出すことはできません。
ある程度の時間をとって考えて、それをまとめるという準備が必要です。
だから、会議の場でいきなり「どう思う？」と言われても、
問題を把握して、それに対する対応を考え、まとめて発表する、
なんてことは、そう簡単にはできないのです。
先に「〇〇について考えておいてください」と伝えておけば、
それを考えていないのは職務怠慢になりますから（笑）、
その人なりにある程度、考えてくる可能性が高くなります。
そして、もう１つの対応策が、「小さなグループで話させる」というものです。
私達は、「みんなの前で発表する」ということに、強いストレスを感じます。
「人前で話すくらいなら、死んだほうがマシだ」という人もいるくらいです。
ですから、大人数の前で意見を求めても、発言することができません。
それなら、少人数で話せるようにしてあげればいい。
２〜３人のグループに分けて、そこで数分間、意見を話し合ってもらい、
その後で「どんな話が出たかを発表」してもらえばいいのです。
２〜３名のグループの中でなら、自分の考えを言うことができますし、
それを発表するにしても、「私の意見」ではなく
「私達が話し合った意見」を言うことになるので、ストレスが軽減されます。
「会議で誰も発言しない」問題は、オペレーションのやり方で
ある程度は改善することができます。
参考にしてみてくださいね。
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