今日は趣向を変えて、ちょっとＩＴ寄りのお話を。
私は2001年に情報システム企業に就職し、
いくつかの情報処理資格を取得し、プログラム言語を習得しました。
退職後もSNSはもちろん、CMSを使ってみたり
メルマガ配信スタンドやクラウドアプリを応用してみたりと
通常よりはＩＴによく触れています。
で、コンピュータをわりと使える方なので、
たまにそっち系で頼まれごとを受けることがありました。
（今はボランティアではやりませんが）
そんな例のうちの1つをご紹介しようと思います。
この例は、友人に頼まれて町おこしのイベントを手伝ったときのことです。
イベント参加者からの申し込みをネットとFAXで受け付けて、
それを管理するという役割がありました。
余談：
FAXって…と思わなくもないですが、参加者の中には
ネットよりもFAXのほうがいいという人もいたので、
まあ仕方ないですかね。
顧客によって申し込み手段を複数用意するというのは
マーケティングではとても重要です。
申し込み情報の管理、というものを私が担当することになったんですが、
状況を聞いて私、卒倒しかけました。
申し込み情報は、
・電子メール
・それを印刷した紙
・FAX
でしか存在しない、というのです。
「それ、どうやって管理するの？」と聞くと、
「メールの分はコピペして、紙の分は手で入力して、Excel表にする」
と言ったんです。
結局、今さら申し込み方法を変更できなかったので手入力をしましたが、
たった120名の参加者データを一覧にするのに
3日かかってしまいました。
元ＩＴ屋として、これは許しがたい（笑）
その辺の細かい話は大量にあるんですが、
その中で重要なポイントの一つが
「Excel表にする」
ということでした。
Microsoft Excelはとても優秀なソフトウェアで、
名簿作成だけでなく、集計表作りや統計解析まで
かなりたくさんのことができます。
顧客名簿や購入データ、勤怠管理等に使っている企業も多いです。
ただ、今の時代では、Excelで顧客情報等を管理するのは
最適解ではない、というのが私の考えです。
Excelでの情報管理には大きな欠点があります。
私が現役でプログラムを書いていた頃にもあった欠点ですが、
その欠点とは、「バージョン管理が難しい」ということです。
バージョン管理とは簡単に言うと、
「どのファイルが最新かわからない」ってやつです。
よくネット上にもネタとして出てきますが、
顧客名簿1120.xls
顧客名簿1120更新.xls
顧客名簿1120修正版.xls
顧客名簿1120最終版.xls
顧客名簿1120再修正.xls
というファイルがあったら、どれが最新の正しいファイルかわかりますか？
どのファイルに新しい顧客データを追加すればいいか、判断できますか？
ということです。
自分一人なら、ファイル日付を見て更新すればいいとか、
ファイル命名規則をわかりやすくすればいいとか、
対処のしようがありますが、
複数人でやっていたら、誰かが違うファイルを更新するかもしれないし、
わかりにくいファイル名をつけるかもしれません。
こうなると、データがぐちゃぐちゃになってしまいます。
実際、私が手伝った先ほどの例でも、
作業の管理表をExcel表で作成し、LINEグループで共有、
各自が記入したものをまたLINEで送って担当者がまとめる、
というやり方をやっていて、
ごちゃ混ぜになる上に担当者の作業負担がかなり大きいという
恐ろしいことになっていました。
今は、これを解決する手段としてクラウドのアプリがありますね。
Google SpreadsheetというアプリはExcelとほぼ同じ機能を
クラウド上で、しかも無料で使うことができます。
Excelと違うのは、サーバ上にある1つの顧客データを
複数の人が直接操作できるということです。
誰がデータを操作しても常に最新のファイルが1つだけある。
「どれが最新なんだ？」って迷う必要がありません。
更新履歴も全部記録されるので、誰かが入力をミスしたとしても
遡って修正することができたりもします。
結局私は先のイベントを3年ほど手伝いましたが、
2年目からは顧客情報をすべてクラウドに移行して、
更新漏れや煩雑な手続きを全部なくしました。
そうすることで、顧客管理にかかる手間と時間を軽減し、
少ない時間で必要なことができるようにしたわけです。
（ホントは顧客管理用のシステムを入れたかったんですが、予算がなかったので…）
ここで重要なのは、「クラウドを使いましょう」という話ではなく、
「今やっている仕事に無理・無駄・ムラはないか？」
「無理・無駄・ムラは何かの手段でなくせないか？」
ということを常に考えるということです。
世の中には優秀な人が作った解決策がたくさん出回っています。
ほとんどの無理・無駄・ムラは、技術で解決できますし、
そういう商品やサービスが、だいたい出ています。
ドンピシャの商品がなくても、少しの工夫で改善できることも多いです。
特に中小企業では、ＩＴに詳しい人が少なかったりして
無理・無駄・ムラが放置されがちだったりしますが、
「どうにかして効率化できないか？」と考え、
ＩＴに詳しい外部の人に相談すると、
あっさりいい解決策が見つかることも多いです。
少しの時間を取って、仕事の見直しをしてみると、
負担が減る上に生産性が上がる、ということもあります。
年末も近いですし、一度考えてみるといいかもしれませんね。
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